Datenschutzinformationen zur Kontaktaufnahme und Bewerbung über WhatsApp

Wir bieten Dir die Möglichkeit, über WhatsApp unkompliziert mit uns Kontakt aufzunehmen, Fragen zu unseren Jobs zu stellen oder Dich direkt bei uns zu bewerben. Im Folgenden informieren wir Dich darüber, wie Deine personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten ist:

LIGNOTREND Produktions GmbH
Steinbachstraße 41
79809 Weilheim im Südschwarzwald
Deutschland
Telefon: +49 (0) 77 55 / 92 00-0
E-Mail: info@lignotrend.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichst Du unter:

LIGNOTREND Produktions GmbH
Datenschutzbeauftragter
Steinbachstraße 41
79809 Weilheim im Südschwarzwald
Deutschland
E-Mail: datenschutzbeauftragter@lignotrend.de

2. WhatsApp als freiwilliger Kontaktweg

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Du bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, WhatsApp für eine Anfrage oder Bewerbung zu nutzen. Alternativ kannst Du Dich insbesondere über unser Online-Bewerbungsformular bewerben bzw. andere von uns angebotene Kontaktmöglichkeiten nutzen. Dir entstehen keine Nachteile, wenn Du WhatsApp nicht verwendest.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Wenn Du uns über WhatsApp kontaktierst, können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Deine Mobiltelefonnummer
Dein WhatsApp-Profilname sowie – abhängig von Deinen WhatsApp-Datenschutzeinstellungen – weitere sichtbare Profilinformationen, beispielsweise Dein Profilbild
Inhalt Deiner Nachrichten
von Dir übermittelte Dateien und Unterlagen, beispielsweise Lebenslauf, Zeugnisse, Fotos oder sonstige Bewerbungsunterlagen
Sprach-, Bild- oder Videonachrichten, sofern Du uns solche übermittelst
Informationen zu der Stelle bzw. Tätigkeit, für die Du Dich interessierst oder bewirbst
für die Kommunikation erforderliche bzw. in WhatsApp sichtbare Kommunikationsdaten, beispielsweise Zeitpunkt sowie Zustell- und Lesestatus von Nachrichten.

Welche Daten wir konkret verarbeiten, hängt davon ab, welche Informationen Du uns über WhatsApp zur Verfügung stellst.
Bitte übermittle uns besondere Kategorien personenbezogener Daten – beispielsweise Gesundheitsdaten oder Angaben zur Religion oder ethnischen Herkunft – nur, wenn diese für Deine Bewerbung tatsächlich erforderlich sind.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Bewerbung über WhatsApp

Wenn Du Dich über WhatsApp bei uns bewirbst oder WhatsApp zur Kommunikation im Rahmen eines laufenden Bewerbungsverfahrens nutzt, verarbeiten wir Deine Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Bewerbungsverfahren dient der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Deine Anfrage hin erfolgen.

Allgemeine Fragen und Kontaktaufnahme

Wenn Du uns über WhatsApp zunächst lediglich eine allgemeine Frage zu unseren Stellen, zu LIGNOTREND als Arbeitgeber oder zu einer möglichen Bewerbung stellst, verarbeiten wir Deine Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Deiner Anfrage.
Soweit die Anfrage bereits der Anbahnung eines möglichen Beschäftigungsverhältnisses dient, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei sonstigen allgemeinen Recruiting-Anfragen kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Interessierten eine einfache und direkte Kommunikation mit uns zu ermöglichen und eingehende Anfragen effizient zu bearbeiten.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Soweit uns im Rahmen einer Bewerbung besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO übermittelt werden, verarbeiten wir diese nur, soweit hierfür zusätzlich eine gesetzliche Grundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO besteht und die Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Eine Verwendung Deiner WhatsApp-Kontaktdaten für andere Zwecke – beispielsweise für allgemeine Werbenachrichten oder Job-Newsletter – erfolgt nicht allein aufgrund Deiner Kontaktaufnahme über WhatsApp. Sofern hierfür eine gesonderte Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese separat ein.

5. Einsatz von WhatsApp Business

Für die Kommunikation verwenden wir die WhatsApp Business App auf einem betrieblichen Smartphone sowie damit verknüpfte WhatsApp-Web-Zugänge auf betrieblichen Endgeräten.

Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer innerhalb der Europäischen Region ist:

WhatsApp Ireland Limited
Merrion Road
Dublin 4
D04 X2K5
Irland

Wir verwenden für die WhatsApp-Kommunikation keinen zusätzlichen Vermittlungs-, Chatbot-, Recruiting- oder Plattformanbieter. Nach Angaben von WhatsApp sind persönliche Nachrichten, Anrufe und übermittelte Medien zwischen den beteiligten WhatsApp-Konten Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Das bedeutet, dass WhatsApp die Inhalte einer regulär übertragenen Nachricht grundsätzlich nicht mitlesen kann.
Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bedeutet jedoch nicht, dass WhatsApp keinerlei personenbezogene Daten verarbeitet.
WhatsApp verarbeitet im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes unter anderem Konto-, Nutzungs-, Protokoll-, Geräte- und Verbindungsinformationen sowie weitere Informationen entsprechend der eigenen Datenschutzrichtlinien.

Weitere Informationen hierzu findest Du in der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp und in der Datenschutzrichtlinie für die WhatsApp Business App.

6. Verhältnis zwischen LIGNOTREND und WhatsApp

LIGNOTREND entscheidet darüber, zu welchen Zwecken wir Deine über WhatsApp erhaltenen Daten innerhalb des Bewerbungs- bzw. Kontaktprozesses verwenden und ist hierfür datenschutzrechtlich verantwortlich.

Soweit WhatsApp bestimmte von uns bereitgestellte Kundendaten, insbesondere Kontaktinformationen, für die Bereitstellung der WhatsApp Business App in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der WhatsApp Business Datenverarbeitungsbedingungen. In diesem Umfang ist WhatsApp als Auftragsverarbeiter für uns tätig.

Daneben verarbeitet WhatsApp bestimmte personenbezogene Daten im Rahmen des Betriebs und der Bereitstellung seiner eigenen Dienste in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Auf diese Verarbeitung durch WhatsApp haben wir keinen vollständigen Einfluss. Informationen hierzu stellt WhatsApp in seinen eigenen Datenschutzrichtlinien bereit.

7. Empfänger Deiner Daten

Innerhalb von LIGNOTREND erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Deine personenbezogenen Daten, die diese zur Bearbeitung Deiner Anfrage bzw. zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen. Dazu gehören insbesondere die zuständigen Mitarbeitenden im Personalbereich sowie – soweit erforderlich – die für die jeweilige Stelle zuständigen Führungskräfte bzw. am Auswahlverfahren beteiligten Personen.

Soweit es für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, können relevante Informationen und Bewerbungsunterlagen aus dem WhatsApp-Chat in unsere internen Systeme zur Bewerbungsbearbeitung übernommen werden.

Im Rahmen der technischen Bereitstellung von WhatsApp können außerdem WhatsApp Ireland Limited sowie von WhatsApp eingesetzte Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten erhalten bzw. verarbeiten.

8. Datenverarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei der Nutzung von WhatsApp kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.

Soweit WhatsApp Ireland Limited europäische Daten als unser Auftragsverarbeiter verarbeitet, können diese nach den aktuellen WhatsApp Business Datenübermittlungsbedingungen insbesondere an WhatsApp LLC und Meta Platforms Inc. in den USA sowie gegebenenfalls an weitere Unterauftragsverarbeiter übermittelt werden.

WhatsApp stützt entsprechende Übermittlungen in die USA derzeit insbesondere auf das EU-U.S. Data Privacy Framework. Darüber hinaus behält sich WhatsApp vor, andere nach der DSGVO anerkannte Übermittlungsmechanismen, insbesondere die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln, zu verwenden. Weitere Informationen hierzu findest Du in der Ergänzung für WhatsApp Business Datenübermittlungen sowie in den Datenschutzinformationen von WhatsApp.

9. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Deine über WhatsApp verarbeiteten personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Bearbeitung Deiner Anfrage bzw. die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.

Bei allgemeinen Anfragen werden die Daten gelöscht, sobald Deine Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine rechtlichen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.

Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens speichern wir die erforderlichen Bewerberdaten für die Dauer des Auswahlverfahrens. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens können einzelne Daten noch für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt werden, soweit dies insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung möglicher Rechtsansprüche erforderlich ist. Maßgeblich hierfür sind insbesondere die einschlägigen gesetzlichen Geltendmachungs- und Klagefristen, unter anderem nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Nach Wegfall des jeweiligen Speicherzwecks werden die Daten gelöscht.

Dies gilt auch für die bei uns gespeicherte WhatsApp-Kommunikation und über WhatsApp empfangene Dateien, soweit diese nicht aus einem anderen rechtlich zulässigen Grund weiterhin benötigt werden.

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis, werden diejenigen Daten, die hierfür weiterhin benötigt werden, entsprechend den für Beschäftigtendaten geltenden Datenschutzregelungen weiterverarbeitet. Über die Verarbeitung Deiner Beschäftigtendaten informieren wir Dich gesondert.

Eine längerfristige Speicherung Deiner Bewerbungsdaten zur Berücksichtigung für zukünftige Stellen erfolgt nicht allein aufgrund Deiner WhatsApp-Bewerbung. Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese gesondert von Dir ein.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen der Bewerbung oder Kontaktaufnahme über WhatsApp findet durch LIGNOTREND keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Über die Einstellung bzw. den weiteren Verlauf eines Bewerbungsverfahrens entscheiden bei uns Menschen.

11. Deine Datenschutzrechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
Löschung Deiner Daten gemäß Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen
Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO.

Wenn Du Deine Bewerbung zurückziehst oder nicht mehr über WhatsApp kommunizieren möchtest, kannst Du uns dies jederzeit mitteilen. Die weitere Verarbeitung bzw. Aufbewahrung bereits erhobener Daten richtet sich in diesem Fall nach den gesetzlichen Vorgaben.

Zur Ausübung Deiner Rechte oder bei Fragen zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten kannst Du Dich an unseren Datenschutzbeauftragten unter den oben genannten Kontaktdaten wenden.

Soweit es um eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch WhatsApp in eigener Verantwortlichkeit geht, kannst Du Deine Datenschutzrechte auch unmittelbar gegenüber WhatsApp geltend machen.

Weitere Informationen zu Deinen Datenschutzrechten findest Du außerdem in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

12. Beschwerderecht

Du hast gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart

Du kannst Dich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.